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✉️ Signature email

Creez une signature email professionnelle en HTML.

Image professionnelle

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Signature email professionnelle : le guide 2026

Mentions obligatoires, clause de confidentialité, installation dans Gmail et Outlook, taille optimale.

1. Que doit contenir une signature email professionnelle ?

Une signature email pro crédibilise votre communication et facilite le contact. Les éléments recommandés :

  • Identité : prénom, nom, titre/fonction
  • Entreprise : nom, adresse, téléphone, site web
  • Pour les libéraux : SIRET ou numéro d'inscription à l'ordre professionnel
  • Liens sociaux : LinkedIn, Twitter/X selon votre secteur
  • Clause de confidentialité : recommandée si vous échangez des informations sensibles

2. La clause de confidentialité : pourquoi l'inclure ?

La clause de confidentialité en signature email n'est pas légalement obligatoire mais est fortement recommandée dans les secteurs médical, juridique, financier, RH ou tout échange de données client sensibles. Elle :

  • Prévient le destinataire du caractère confidentiel du message
  • Demande la destruction du message en cas d'envoi erroné
  • Peut avoir une valeur contractuelle en cas de litige sur la divulgation d'informations
  • Renforce l'image sérieuse et professionnelle de votre entreprise

3. Comment installer la signature dans Gmail, Outlook et Thunderbird

Client mailMarche à suivre
GmailParamètres → Voir tous les paramètres → Général → Signature → Créer → icône HTML <> → coller le code
OutlookFichier → Options → Courrier → Signatures → Nouveau → coller dans la zone HTML
ThunderbirdParamètres du compte → cocher « Utiliser le HTML » → coller le code
Apple MailPréférences → Signatures → Nouveau → coller la version formatée (pas le HTML brut)

4. Bonne pratiques : taille et délivrabilité

Une signature trop lourde nuit à la délivrabilité et peut déclencher les filtres antispam. Recommandations : moins de 10 ko de code HTML, hauteur maximale 150–200 px, images hébergées en ligne plutôt qu'embarquées en base64. Évitez les polices exotiques (utilisez Arial, Verdana ou Helvetica) et testez votre signature dans plusieurs clients mail avant de la déployer. Pour compléter votre identité professionnelle, pensez à générer vos mentions légales et vos CGV.

Questions fréquentes

Quelles informations doivent figurer dans une signature pro ?
Prénom, nom, titre, entreprise, adresse, téléphone, email, site web. Pour les libéraux : SIRET ou numéro d'ordre. La clause de confidentialité est recommandée pour les secteurs sensibles (médical, juridique, finance).
La clause de confidentialité est-elle obligatoire ?
Non légalement, mais fortement recommandée si vous échangez des informations sensibles. Elle a une valeur contractuelle en cas de litige et renforce votre image professionnelle.
Comment insérer la signature dans Gmail ?
Paramètres → Voir tous les paramètres → Général → Signature → Créer → cliquez sur l'icône HTML <> dans l'éditeur → collez le code HTML généré.
Quelle taille maximum pour une signature email ?
Moins de 10 ko de HTML, hauteur max 150–200 px. Images hébergées en ligne (pas embarquées en base64). Les signatures lourdes dégradent la délivrabilité et peuvent être bloquées par les antispam d'entreprise.
Faut-il mentionner son SIRET dans la signature email ?
Non obligatoire en signature email, mais bonne pratique pro. En revanche, le SIRET est obligatoire sur les devis et factures — notre générateur de factures l'intègre automatiquement.
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